Toimistohotellin valinta: 1+5 vinkkiä

Oletko valitsemassa itsellesi tai yrityksellesi toimistohotellia? Hienoa, tämän artikkelin tarkoituksena on auttaa sinua löytämään sopiva toimistohotelli tarjoamalla uusia ajatuksia valintaan vaikuttavista tekijöistä.. 

Mikäli toimistohotelli konseptina ei ole vielä täysin selkeä, niin suosittelen lukemaan kattavan artikkelimme: Mikä on toimistohotelli ja kenelle se on tarkoitettu?Siitä selviää myös miten Bofficen toimistohotellit Helsingissä eroavat monista muista alueen toimijoista.

1. Toimistohotellin sijaintia korostetaan usein – eikä turhaan 

Sijainti, sijainti ja sijainti. Näiden kolmen asian on todettu olevan (leikkisästi) ne kolme tärkeää tekijää kiinteistömarkkinoilla sekä päivittäistavarakaupan asiakashankinnassa. Näiden samojen kolmen tekijän voi yhtä (leikkisästi) todeta vaikuttavan myös toimistohotellien valinnassa. 

Huolimatta siitä, että oletko etsimässä toimistoa, työhuonetta tai työtilaa vain itsellesi vai isommalle joukolle tekijöitä, sijainnin merkitys on lähes poikkeuksetta aina tärkeää. 

Miksi sitten näin on myös toimistohotellien kohdalla? Kokemuksemme mukaan tässä kohtaa voidaan nostaa kaksi asiaa ylitse muiden:

1. Mikäli toimisto, työtila tai -huone ei ole helposti saavutettavissa, niin sen käyttöaste jää usein matalaksi hybridityön aikana, jolloin monia työtehtäviä voi jäädä hoitamaan myös kotoa käsin.  

2. Työn ja vapaa-ajan tasapainon takia. Helsinki palkittiin muutamia vuosia sitten maailman parhaana kaupunkina työn ja vapaa-ajan yhdistämiseen. Tässä kunniamaininnassa yhtenä kriteereistä oli työmatkan keskimääräinen pituus (26 minuuttia) verrattuna keskimäärin 40 minuutin työmatkoihin monilla muilla maailman metropolialueilla.

Bofficen tavoitteena on madaltaa kynnystä siirtyä omasta kotitoimistosta keskustaan omaan toimistotilaan ja ainakin välillisesti madaltaa kynnystä ensimmäisten työntekijöiden palkkaamiseen, kun toimitila on houkuttelevalla paikalla ja sen hinnasta ei muodostu estettä muulle kehitykselle.

Mitä muita tekijöitä toimistohotellin sijainnin lisäksi kannattaa huomioida toimistohotellia valitessa? Tästä alta löydät viisi muuta vinkkiämme:

2. Toimistohotellin tilaratkaisut

Kokemuksemme mukaan toimistohotellien tiloihin tutustuessa kannattaa kiinnittää huomiota erityisesti seuraaviin asioihin:

• Toimistohotellin kaikille avoimien työskentelytilojen koko, sijainti ja rauhallisuus

• Toimistohotellissa vapaasti saatavilla olevien puhelinkoppien ja neuvottelutilojen määrä ja saatavuus 

• Toimistohotellin tarjoamat yrityskohtaiset toimistotilat

Esimerkiksi monissa Helsingin toimistohotelleissa tilaratkaisut eroavat toisistaan melko paljon. Joissain toimistohotelleista kaikille avoimet hotdesk-tilat ovat selkeästi erotettu (esimerkiksi oma kerros) yksityiskäyttöön erotetuista toimistotiloista ja työhuoneista. Joissain taas selkeää eroa tämän suhteen ei ole tehty.

Tässä yhteydessä on nostettava esiin termi coworking-tila, koska kokemukseni mukaan coworking- ja toimistohotellitermejä käytetään välillä synonyymeinä. Helsingissäkin useita palveluntarjoajia, jotka tarjoavat saman katon alla sekä vuokrattavia yksityisä toimistoja että yhteisöllistä työtilaa, joista jälkimmäistä on mahdollista hyödyntää päiväpassien tai kuukausijäsenyyksien myötä.

Bofficen Helsingin toimistohotelleissa sen sijaan on kaikkien toimistoasiakkaidemme käytössä myös yhteiset tilat ja neuvotteluhuoneet, mutta varsinaista yhteisöllistä työtilaa emme kohteissamme tarjoa. Keskitymme toimistohotellitoimintaan, jossa jokaisella asiakkaallamme on oma työtila tai toimisto.

3. Toimistohotellin tarjoamat palvelut

Kannattaa pysähtyä pohtimaan toimistohotellia valitessa, että millaisia lisäpalveluita aidosti tarvitset. Yksi esimerkki palveluista on aulapalvelu. Useimmissa toimistohotelleissa aulapalvelu sisältyy kaikkiin sopimuksiin hotdesk-paikoista yksityisiin työhuoneisiin ja toimistoihin. 

Bofficen toimistohotelleissa aulapalvelu on yksi karsituista palveluista, joita useimmat meidän työhuoneita ja toimistoja käyttävät asiakkaat eivät tarvitse. Eli suosittelemme pohtimaan, onko tämä tarvitsemasi lisäpalvelu. Aulaan tarvitaan henkilöstöä, mikä osaltaan nostaa vuokrakustannuksia.

Neuvotteluhuoneiden käyttö on toinen sellainen asia, jossa on eroja esimerkiksi eri Helsingin toimistohotellien välillä. Joissain kohteissa neuvotteluhuoneita voi käyttää ilman lisäveloitusta, ja joissain niistä tulee maksaa käytön mukaan (hinta per tunti).

Bofficen toimistohotellien hintaan sisältyvät palvelut:

• Yhteinen neuvotteluhuone

• Yhteiset aula- ja WC-tilat

• Yhteiskeittiö

• 24/7 käyttö & sisäänpääsy

• Sähköt, vesi ja langaton verkkoyhteys (WiFi)

• Yleisten tilojen siivous

• Postilokerot

Bofficen toimistohotelleista karsitut palvelut

Nämä lisäpalvelut ovat sellaisia, joista monet meiltä työhuoneita, -tiloja ja toimistoja vuokraavat käyttävät tahot eivät halua maksaa. Niinpä olemme karsineet ne palveluistamme:

• Tapahtumat

• Erikoiskahvikoneet

• Pingispöydät

• Yhteiset aamiaishetket tarjoiluineen

• Joogahuoneet

• Aulapalvelut

Tule tutustumaan Bofficen toimistohotelleihin

4. Toimistohotellin hinta- ja sopimusvaihtoehdot

Toimistohotellien ideana on lähtökohtaisesti tarjota joustavuutta yritysten ja työyhteisöjen tilatarpeisiin. Sopimuksissa on silti eroja eri toimijoiden välillä, joten tämä kannattaa tarkastaa tapauskohtaisesti. 

Bofficen kaikkien toimistohotellikohteiden toimistoissa sopimus selkeä ja yksinkertainen. Sopimukset ovat reiluja ilman määräaikaista sitoutumispakkoa sopimuskauden alussa. Irtautumaan pääsee lyhyellä kahden kuukauden varoitusajalla. Lisäksi toimistojen hinnat ovat julkisesti nähtävillä verkkosivuillamme ja mitään piilokuluja, kuten erillisiä palvelumaksuja, aloitus- tai loppusiivousmaksuja saati henkilömääriin sidottuja kustannuksia ei ole.

5. Toimistohotellin tarjoamat alennukset

Mikäli tiedät haluavasi käyttää samaa työhuonetta toimistohotellissa pidempään, niin kannattaa kysyä alennuksista.

Meillä Bofficella toimistojen hinnat ovat julkisesti nähtävillä verkkosivuillamme ja tutkitusti markkinoiden edullisimmasta päästä, koska olemme keskittyneet asiakkaidemme oleellisiksi kokemiin palveluihin ja karsineet kaiken muun.

6. Toimistohotellin tarjoamat aktiviteetit

Tomistohotellien tarjoamat aktiviteetit ja tapahtumat sekä yleinen yhteisöllisyyden taso vaihtelee eri palveluntarjoajien välillä jonkin verran. Mikäli arvostat näitä, niin näiden tarkemmasta sisällöstä kannattaa tiedustella.

Bofficen kaikissa kohteissa ylimääräiset aktiviteetit on karsittu, jotta toimistotilojen hinta on saatu pidettyä kilpailukykyisenä ja työskentelytilat rauhallisena. Tämä ei tietenkään tarkoita sitä, etteikö asiakkaidemme kesken voi syntyä spontaania yhteisöllisyyttä. Tältä pohjalta syntynyttä yhteistyötäkin on jo ehtinyt muodostua entuudestaan toisille tuntemattomien asiakasyritystemme välille.

Toimistohotellien eri käyttäjäryhmät esimerkkien kautta

Bofficen toimistohotellit sijaitsevat Kampissa, Kalliossa, Etu-Töölössä, Hakaniemessä ja Pasilassa. Tule tutustumaan!