Mikä on toimistohotelli ja kenelle se on tarkoitettu?

Tässä artikkelissa luon katsauksen toimistohotellialan kehittymiseen Suomessa, kertaan toimistohotellien yleisimmät edut niitä hyödyntäville yrityksille ja työyhteisöille sekä jaan kokemukseni siitä kenelle toimistohotellit keskimäärin sopivat toimitilaratkaisuksi. 

Mikä on toimistohotellin määritelmä? 

Kielitoimiston sanakirjassa toimistohotelli määritellään seuraavalla tavalla:

toimistotilaa palveluineen vars. lyhytaikaiseen käyttöön vuokraava liikeyritys; sen toimistotilat

Itse tulkitsen tämän määritelmän niin, että termiä voidaan käyttää viitattaessa: 

1. yrityksiin, jotka vuokraavat toimistotiloja joko muille yrityksille, yhteisöille tai yksityishenkilöille omana ydinliiketoimintanaan  

2. Näiden kyseisten yritysten hallinnoimiin yleensä suurempiin toimitiloihin, joista vuokrataan yksittäisiä toimistoja muille yrityksille, yhteisöille tai yksityishenkilöille

Tämän määritelmän kautta Bofficen voi yrityksenä tulkita olevan toimistohotelli. Toisaalta jokaisen yksittäisen Bofficen Helsingissä sijaitsevan toimipisteen voi myös tulkita olevan toimistohotelli. Näin ollen esimerkiksi Boffice Kallio tai Boffice Kamppi ovat molemmat toimistohotelleja.

Myönnän. Tämä meni jo hieman semanttiseksi asian pyörittelyksi. Mielestäni tämä ei kuitenkaan ole täysin turhaa. Mikäli kelaamme muutaman vuoden ajassa taaksepäin tutustumalla Yleisradion vuosina 2017 ja 2018 julkaisemiin artikkeleihin, niin havaitaan tässä vuoden 2017 artikkelissa ihmeteltävän sitä, miten työtiloja kaupataan kuin kuntosalisopimuksia. Tässä toisessa YLEn artikkelissa vuodelta 2018 törmää jo toimistohotellitermiin rinta rinnan termien “coworking” ja “yhteisöllinen työtila” kanssa. Toisin sanoen Yleisradion talousuutisoinnin perusteella koko termin käyttö Suomessa tuntuu lisäntyneen merkittävästi viitisen vuotta sitten.

Tätä nykyä kuulee ihmisten puhuvan paljon siitä, että minkälaisia työskentelyratkaisuja on missäkin yrityksessä perinteisten toimistoratkaisujen ja korona-aaltojen eteenpäin sysäämän etätyökulttuurin rinnalle otettu, tai ollaan ottamassa käyttöön. Tällä saralla yksi kuumimmista keskustelun aiheista tuntuu olevan Spacent-palvelu, joka mahdollistaa toimitilan poiminnan käyttöön suoraan sovelluksesta. Myös Bofficen neuvotteluhuoneita löytyy jo Spacentin kohteiden joukosta.

Kuvassa näkyy Boffice Hakaniemi Spacent-palvelun työtilojen listauksessa.

Tule tutustumaan Bofficen toimistohotelleihin

Boffice vs. toimistohotelli

Olen itse seurannut toimitila- ja kiinteistömarkkinan kehittymistä jo vuosia ennen Bofficen lanseeraamista 2020. Niinpä olen myös itse pohtinut paljon kysymystä: Onko Boffice toimistohotelli vai jotain muuta? 

Ennen vastaamista tuohon kysymykseen minun on kerrattava lyhyesti Bofficen alkuperäinen toiminta-ajatus, jonka tarpeellisuus on osaltaan saanut vahvistusta ensimmäisten toimintavuosiemme aikana, monien uusien kohteidemme avautuessa:

Bofficen nimi tulee sanoista basic office. Haluamme tarjota startupeille ja muille pienille yrityksille helpon ja edullisen toimiston sijainnista kuitenkaan tinkimättä. Tavoitteenamme on madaltaa kynnystä siirtyä omasta kotitoimistosta keskustaan omaan toimistotilaan ja ainakin välillisesti madaltaa kynnystä ensimmäisten työntekijöiden palkkaamiseen, kun toimitila on houkuttelevalla paikalla ja sen hinnasta ei muodostu estettä muulle kehitykselle. 

Eli onko Boffice toimistohotelli vai jotain muuta? 

1. Boffice on mielestäni toimistohotelli, koska meidän kohteistamme yritys, yhteisö tai yksityishenkilö saa vuokrattua yhden tai useamman toimiston, työhuoneen tai työtilan. 

2. Olemme toimistohotelli myös siinä mielessä, että meiltä yhden tai useamman toimiston tai työtilan saa vuokralle ilman pitkäaikaista sitoutumista verrattain edullisella kuukausihinnalla. Tämä ominaisuus yhdistetään yleisesti toimistohotelleihin.

3. Toimistohotelleihin yhdistetään usein myös se, että työpöydät ja -tuolit sekä muu työhuoneiden sisustus sekä erinäiset lisäpalvelut “joogamatoista ja viikoittaisesta joogatunnista aulapalveluihin” kuuluvat hintaan. Bofficen kohteissa hintaan kuuluu vain toimistotila sekä aivan välttämättömimmät tukipalvelut. Bofficea voikin kutsua toimistohotelliksi ilman turhia lisäpalveluita. 

Eli positioidumme tietyllä tavalla toimitiloja vuokralle tarjoavien kiinteistön omistajien ja toimistohotellien väliin. Näitä “perinteisiä” toimistohotellitoimijoita kutsutaan useasti myös coworking-tiloiksi tai yhteisöllisiksi työtiloiksi. 

Toimistohotelli tiivistetysti

Toimistohotellit ovat erillisiä toimisto- ja työhuoneita sisältäviä tilakokonaisuuksia, joista tilojen ylläpitäjä vuokraa eri yrityksille heidän tarpeitaan vastaavia osia. Toimistohotellissa voi

siis olla vuokralaisena keskenään hyvinkin erilaisia yrityksiä. Palvelut kuuluvat oleellisesti toimistohotelleihin. Työtilojen lisäksi vuokralaisille tarjotaan erilaisia käyttäjäpalveluita valmiina pakettina tukemaan heidän toimintaansa toimistohotellissa.

Toimistohotellit ovat siis houkutteleva vaihtoehto kaikenkokoisille yrityksille, jotka tarvitsevat joustavuutta ja ketteryyttä toimitilastrategiaansa. Pienille ja aloittaville yrityksille toimistohotellit tarjoavat edullisen tavan päästä keskeisille sijainneille ilman perinteisiin vuokrasopimuksiin liittyviä kustannuksia ja riskejä. Suuremmat yritykset voivat käyttää toimistohotelleja satelliittitoimistoina tai osana maan- tai maailmanlaajuista toimitilastrategiaasa.

Toimistohotellit tarjoavat yleensä erilaisia jäsenyys- ja sopimusvaihtoehtoja, jotka sopivat erilaisiin liiketoiminnan tarpeisiin. Jotkin toimijat tarjoavat esimerkiksi päiväpasseja niille, jotka tarvitsevat työtiloja satunnaisesti. Jotkin toimijat tarjoavat kuukausi- tai vuosijäsenyyksiä, joihin sisältyy pääsy kokoushuoneisiin ja muihin mukavuuksiin. Monet toimistohotellitoimijat tarjoavat myös virtuaalisia jäsenyyssopimuksia yrityksille, jotka tarvitsevat vain postiosoitteen tietyillä markkinoilla, mutta eivät vielä tarvitse fyysistä työtilaa.

Erilaisten jäsenyys- ja sopimusmallien lisäksi monet toimistohotelleista tarjoavat erilaisia palveluja ja mukavuuksia, jotka on suunniteltu helpottamaan liiketoiminnan harjoittamista. Näitä voivat olla esimerkiksi aulapalvelut, verkostoitumistapahtumat, postin käsittely- ja varastointipalvelut, kahvilapalvelut ja oleskelutilat.

Bofficen toimistohotelleissa maksat vain tarpeellisista palveluista – tutustu kohteisiimme!

Bofficen toimistohotelleissa maksat vain näistä peruspalveluista oman työhuoneen, työtilan tai toimiston vuokrasopimuksen yhteydessä.

Toimistohotellin käytön hyödyt tiivistetysti

Listaan tässä yleisimmät tunnistetut hyödyt, joita toimistohotellien käyttö yrityksille synnyttää.

Toimistohotellin käyttö luo kustannussäästöjä

Kun otetaan huomioon kalusteiden, IT-infrastruktuurin, yleishyödyllisten palveluiden, vahtimestaripalveluiden ja muiden toimistotilan ylläpitoon liittyvät kustannukset, toimistohotellit voivat olla selkeästi edullisempia kuin perinteiset vuokrasopimukset. 

Bofficen toimsitohotelleissa työhuoneet ja toimistot voi sisustaa ja varustaa oman maun mukaan, mutta yhteistilat ovat kalustettuja. Tämä mahdollistaa vuokraamasi työtilan varustamisen juuri sellaiseksi kuin haluat huolehtimatta yhteistilojen sisustuksesta.

Toimistohotellin käyttö synnyttää joustavuutta

Toimistohotellit tarjoavat sopimuksia ja jäsenyyksiä, joihin ei tarvitse sitoutua pitkiksi ajoiksi ja joista on helppo irrottautua. Tällöin yritykset voivat helposti lisätä tai vähentää tilojen tai päiväpassien määrää tarpeidensa muuttuessa.

Toimistohotellin käyttö lisää mukavuutta monellakin eri tavalla

Kun kalustetut työtilat ja perinteiset toimistohotellipalvelut ovat käytössäsi, maksat niistä yleensä käytön mukaan kiinteää kuukausimaksua voimassaolevan sopimuksesi mukaan. Tämä on helppoa ja lisää siten mukavuutta. 

Mikäli haluat maksaa vain toimistosta ilman turhia lisäpalveluita, on tämä helppoa ja mukavaa vuokratessasi toimiston Bofficelta.

Toimistohotellissa työskentely luo lisää verkostoitumismahdollisuuksia

Yksi tunnistettu hyöty toimistohotellissa työskentelyssä on niiden tarjoamat verkostoitumismahdollisuudet. Toimistohotelleissa työskennellessä sinulla on mahdollisuus tavata ja olla vuorovaikutuksessa eri tyyppisiä yrityksiä edustavien henkilöiden kanssa. Tämä voi johtaa arvokkaisiin yhteistyösuhteisiin ja -kuvioihin, joista voi olla hyötyä sekä ammatillisesti että henkilökohtaisesti.

Toimistohotellien sijainnit ovat keskimäärin erinomaisia

Toimistohotellit sijaitsevat yleensä kaupunkien keskeisten liikenneyhteyksien ja palveluiden läheisyydessä. Tällöin asiakkaiden, yhteistyökumppaneiden ja työntekijöiden liikkuminen toimistolle on tarvittaessa helppoa. 

Näin myös työssä käynnin yhteydessä on helppoa hyödyntää kaupungin lukuisia palveluita aina (lounas)ravintoloista ja ostosmahdollisuuksista puistoihin ja kuntosaleihin. Tämä on mahdollista myös Bofficen Helsingin toimistohotelleista käsin.

Bofficen toimistohotellit sijaitsevat Kampissa, Kalliossa, Etu-Töölössä, Hakaniemessä ja Pasilassa. Tule tutustumaan!

Miten toimistohotellit muuttavat työskentelytapojamme?

Toimistohotellin voi itseasiassa jo todeta muuttaneen tapojamme työskennellä. Esimerkiksi Helsingissä ja pääkaupunkiseudulla on lukuisia toimistohotelleja, joissa työskentelee säännöllisesti koko ajan kasvava joukko eri alojen freelancereita, ammatinharjoittajia, yksinyrittäjiä sekä pieniä ja kasvavia yrityksiä tiimeineen. Eikä tämä ilmiö ole enää rajoittunut ainoastaan suuriin kaupunkeihin. 

Etätyön yleistyminen on myös osaltaan lisännyt toimistohotellien suosiota. Etätöiden tekeminen lisääntyi valtavasti vuosien 2020 ja 2021 korona-aaltojen aikana. Näiden vuosien aikana monet etätöistä vielä aiemmin haaveilleet pääsivät (ja joutuivat) hoitamaan töitä myös kotoaan käsin.

Tämä sai monen meistä ymmärtämään uudella tavalla toimivan työympäristön merkityksen sujuvalle töiden tekemiselle. Kuluneen vuoden aikana onkin ollut havaitavissa selkeätä “muuttoliikettä” kotitoimistoilta takaisin yritysten toimitiloihin. Nyt myös ne monet suuremmat yritykset, jotka onnistuivat sopeuttamaan toimitilaratkaisujaan koronapandemian aikana, etsivät uudenlaista joustoa. Monet toimistohotellit tarjoavat nyt tätä kaivattua joustoa toimitilaratkaisuihin. 

Toimistohotellit pyrkivät tarjoamaan rauhallisen paikan työskennellä silloin, kun sitä tarvitaan, ilman kotielämän häiriötekijöitä. Me Bofficella olemme havainneet tässä yhteydessä myös uudenlaisen ilmiön. Monet Helsingin toimistohotellit ovat täyttyneet asiakkaista sellaista vauhtia, että rauhallista työskentelytilaa on alkanut olla vaikea löytää esimerkiksi monista Helsingin toimistohotellien yhteiskäyttötiloista. 

Kun työelämästä tulee yhä liikkuvampaa ja joustavampaa, on todennäköistä, että toimistohotellit kasvattavat suosiotaan entisestään. Ne tarjoavat kaikenkokoisille yrityksille kätevän ja kustannustehokkaan tavan ylläpitää ammattimaista läsnäoloa useilla paikkakunnilla.

Kenelle toimistohotellit on tarkoitettu?

Toimistohotellien voi siis todeta tulleen jäädäkseen. Niille löytyvät omat käyttäjänsä aina yksittäisistä ammatinharjoittajista suuriin monikansallisiin yrityksiin. Näiden erilaisten käyttäjien välillä vuokrattavat työtilat, -alueet ja huoneet voivat vaihdella paljonkin. 

Kuten aiemmin tässä kirjoituksessa mainitsin, niin Bofficen tarjoama ratkaisu edustaa hieman uudenlaista toimistohotellin toimintamallia monien muiden toimistohotellien ja coworking-tilojen rinnalla. Tästä syystä sisällytän tähän käyttäjälistaukseen oman sarakkeen Bofficelle. Se luo mielestäni lisäarvoa seuraavaan eri potentiaalisten käyttäjien listaukseen.

Toimistohotellien eri käyttäjäryhmät esimerkkien kautta

Esimerkkikäyttäjä	Perinteinen toimistohotelli	Boffice
Ammatinharjoittaja kuten terapeutti, joka ottaa vastaan asiakkaita säännöllisesti	Heikko – hotdesk-jäsenyys ei sovellu ja oma toimistohuone usein kallis yhdelle hengelle	Hyvä – kohtuuhintainen ja asiakkaiden anonyymius helppoa säilyttää
Freelancer	Hyvä – jos hotdesk-jäsenyys on riittävä	Hyvä – erityisesti jos kaipaa omaa huonetta
Pieni startup	Hyvä – pari hotdesk-jäsenyyttä voi riittää, oma toimistohuone voi olla vielä hintavahko	Erinomainen – oma edullinen huone mahdollista sovittaa kasvuvauhdin kanssa
Pieni asiantuntijayritys	Hyvä – paljon oheispalveluita huoneen rinnalla	Hyvä – hinnoittelu ja sijainnit
Suuremman yrityksen yksittäiselle työntekijälle tarjoama etätyöetu	Erinomainen – monesti mahdollista valita useita sijainteja työskentelylle	Hyvä – muutamassa kohteessa tarjolla Coworking Passi, joka käytettävissä valitussa kohteessa työpisteeseen
Kaveriporukka, joka haluaa työskennellä yhdessä	Hyvä – hotdesk-jäsenyys ei poissuljettu, mutta yhteinen huone parempi	Erinomainen – oma tila ja rauha sekä kustannushyöty yhteisestä huoneesta
Suuremman yrityksen satelliittitoimisto tiimeille päätoimiston rinnalla käytettäväksi	Hyvä – hotdesk-jäsenyys ei sovellu, mutta oma huone oheispalveluineen soveltuu	Hyvä – oma rauhallinen huone vain tiiminjäsenten kesken hyvällä sijainnilla

Bofficen toimistohotellit sijaitsevat m.m Kampissa, Kalliossa, Hakaniemessä ja Pasilassa. Tule tutustumaan!