Boffice Oy:n yleinen tietosuojaseloste
Voimassa 16.8.2023 alkaen
1. Rekisterinpitäjä
Boffice Oy (”Boffice Oy” tai ”me”) käsittelee toiminnassaan henkilötietoja asiakassuhteen hoitamiseen, asiakasviestinnän mahdollistamiseksi, tehtyjen sopimusten toteuttamiseksi sekä suoramarkkinointitarkoituksiin. Lisäksi keräämme analytiikkatietoa verkkosivujemme kävijöistä.
Henkilöasiakkaiden lisäksi Boffice Oy:llä on yhteisöasiakkaita ja yhteistyökumppaneita, joiden edustajien henkilötietoja voidaan käsitellä osana tätä rekisteriä. Yhteisöasiakkaiden edustajien tietoja käytetään vain yhteisölle kohdistuvan viestinnän ja markkinoinnin toteuttamiseen.
Boffice Oy:lle on tärkeää, että tiedät, miten käsittelemme henkilötietojasi. Alla kerromme lisää henkilötietojesi käsittelystä.
Huomaathan, että tämä Tietosuojaseloste soveltuu ainoastaan Boffice Oy:lla rekisterinpitäjänä suorittamaan henkilötietojen käsittelyyn.
2. Yhteystiedot
Rekisterinpitäjän yhteystiedot
Y-tunnus: 3127332-7
Osoite: Kaivokatu 10A, 00100, Helsinki
Puhelinnumero: 029 002 2220
Sähköpostiosoite: info@boffice.fi
Verkkosivusto: www.boffice.fi
Rekisteristä vastaava henkilö
Tommi Ora
info@boffice.fi
Kaivokatu 10A, 00100, Helsinki
3. Kerätyt tiedot
Asiakkaat ja markkinointikontaktit
Etu- ja sukunimi
Yhteystiedot
Suoramarkkinointiin liittyvät suostumukset, kiellot tai muut tiedot tai annetut lisätiedot
Toimiston vuokraukseen, yhteydenottoihin ja muihin prosesseihin liittyvät tiedot
Yhteisöasiakkaiden edustajien osalta organisaation nimi, asema ja organisaation muut tiedot
Asiakkuuteen liittyvät muut tiedot
Verkkosivut
IP-osoite
Selaimen istunnon tunnisteet
URL-reitti sivustolla
Vierailun ajankohta
Selaintyyppi ja -versio
Laitetyyppi
Verkkosivulta uutiskirjeen tai yhteydenottopyynnön tilanneen nimi ja sähköpostiosoite tai puhelinnumero
Muutosloki vuokraussuhteen kannalta tärkeissä tiedoissa
4. Henkilötietojen tietolähteet
Lähtökohtaisesti saamme tämän Tietosuojaselosteen mukaisesti käsiteltävät tiedot rekisteröidyiltä itseltään.
Verkkosivuilta kerätty data tallentuu palvelimelle vierailun yhteydessä.
Tietoa voidaan myös saada muiden palveluntarjoajien kautta, kuten esimerkiksi yritysrekisteristä ja tunnistautumispalveluntarjoajien kautta.
5. Tietojen käsittelyn tarkoitukset
Henkilötietoja voidaan lisäksi käyttää seuraaviin muihin lain ja suostumusten mukaisiin käyttötarkoituksiin: markkinointi, palvelun tarjoaminen ja toteuttaminen, asiakaspalvelun toteuttaminen ja kehittäminen, tilastointi ja analysointi, palvelun, asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen sekä muu vuokrauksen kannalta oleellinen toiminta.
Palvelun tuottamiseen tai sopimussuhteen täyttämiseen
Henkilötietoja käytetään toimistopalvelun tarjoamiseen sekä muihin toimiston hallinnoinnin liittyviin toimintoihin. Tietojen keräys ja käyttö perustuu allekirjoitettuun vuokrasopimukseen.
Asiakasviestintään ja asiakassuhteen hoitamiseen
Henkilötietoja käytetään Boffice Oy:n ja Asiakkaan välisen asiakassuhteen hallintaan ja hoitamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen sekä viestintään. Jos otat meihin yhteyttä, käytämme annettuja tietoja kysymyksiin vastaamiseen ja mahdollisten ongelmien ratkaisemiseen sekä viestisi käsittelyyn.
Suoramarkkinointitarkoituksiin
Mikäli olet antanut suostumuksesi suoramarkkinoinnin vastaanottamiseen, voimme lähettää sinulle tiedotteita Boffice Oy:n toiminnasta, toimistokohteista, lisäpalveluista sekä muuta suoramarkkinointimateriaalia.
Rekisteröidyllä on aina oikeus kieltää meitä käyttämästä henkilötietoja suoramarkkinointiin, markkinatutkimukseen tai profilointiin olemalla meihin yhteydessä yllä osoitettujen yhteystietojen mukaisesti taikka käyttämällä suoramarkkinointiviestien tai uutiskirjeen yhteydessä tarjottavaa tilauksen peruuttamismahdollisuutta.
6. Säilytysaika
Säilytämme henkilötietoja ainoastaan niin kauan, kuin lainsäädäntö vaatii tai kuin ne ovat tarpeellisia yllä yksilöityjen käyttötarkoituksien toteuttamiseksi.
7. Henkilötietojen siirtäminen Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Saatamme käsitellä henkilötietoja järjestelmissä, jotka siirtävät tietoja Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle. Jos Euroopan komissio ei ole katsonut kohdemaan tietosuojan tasoa riittäväksi varmistamme muiden toimenpiteiden avulla riittävän tietosuojan tason henkilötiedoillesi.
8. Henkilötietojen vastaanottajaryhmät
Voimme luovuttaa tietoja yritystoimintaa valvoville viranomaisille Verottajalle, Tietosuojavaltuutetulle tai muulle lain vaatimalle osapuolelle tämän selosteen mukaisessa laajuudessa.
Oikeudellisista syistä
Voimme luovuttaa henkilötietoja Boffice Oy:n organisaation ulkopuolisille osapuolille, jos pääsy henkilötietoihin on kohtuullisesti katsoen tarpeellista (i) soveltuvan lain, sääntelyn tai tuomioistuimen päätöksen noudattamiseksi; (ii) petoksen, rahanpesun, terrorismin rahoittamisen taikka tietoturva- tai teknisten ongelmien havaitsemiseksi, estämiseksi tai muutoin asian käsittelemiseksi; tai (iii) Boffice Oy:n tai asiakkaidemme omaisuuden suojelemiseksi tai turvallisuuden takaamiseksi taikka yleisen edun edellyttämien tarkoitusten varmistamiseksi lainsäädännön mukaisesti.
Valtuutetuille palveluntarjoajille
Voimme luovuttaa henkilötietoja meille palveluita suorittaville valtuutetuille palveluntarjoajille. Sopimuksemme palveluntarjoajiemme kanssa sisältävät sitoumukset, joiden mukaisesti palveluntarjoajat sitoutuvat rajoittamaan henkilötietojen käyttöä sekä noudattamaan vähintään tämän Tietoturvaselosteen mukaisia yksityisyys- ja tietoturvastandardeja.
Nimenomaisella suostumuksellasi
Voimme luovuttaa henkilötietoja Boffice Oy:n organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille muista, kuin edellä mainituista syistä, kun meillä on siihen rekisteröidyn nimenomainen suostumus. Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa tällainen suostumus milloin tahansa.
9. Rekisteröidyn oikeudet
Oikeus saada pääsy tietoihin
Rekisteröidyillä on oikeus saada pääsy henkilötietoihinsa, joita Boffice Oy käsittelee. Voit halutessasi ottaa meihin yhteyttä selvittääksesi, mitä henkilötietoja käsittelemme sekä mihin tarkoitukseen näitä tietoja käytetään.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Sinulla on oikeus saada virheelliset, epätarkat, vaillinaiset, vanhentuneet tai tarpeettomat henkilötiedot, joita säilytämme, korjatuiksi tai täydennetyiksi toimestamme. Ottamalla meihin yhteyttä voit päivittää esimerkiksi yhteystietosi tai muut henkilötietosi.
Oikeus vaatia tiedon poistamista
Voit pyytää meitä poistamaan henkilötietosi. Suoritamme pyyntösi mukaiset toimenpiteet, mikäli meillä ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa.
Vastustamisoikeus ja oikeus rajoittaa käsittelyä
Sinulla on oikeus vastustaa tietojesi käsittelyä tai profilointia, jos tietojasi käsitellään suoramarkkinointia varten. Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista myös muun muassa silloin, kun sinua koskevat tiedot eivät pidä paikkaansa. Lisäksi sinulla on tietyissä erityistilanteissa oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, jos perusteena on henkilökohtainen erityistilanne.
Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen
Rekisteröidyllä on oikeus saada henkilötietonsa meiltä jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa sekä itsenäisesti siirtää tiedot kolmannelle osapuolelle.
Oikeuksien käyttäminen
Jos haluat käyttää jotakin ylläolevista oikeuksista, pyydämme lähettämään Boffice Oy:lla postitse tai sähköpostitse seuraavat tiedot: nimi, osoite, puhelinnumero ja kopio voimassaolevasta henkilöllisyystodistuksesta. Henkilöllisyyden todistamiseksi voimme pyytää lisätietojen toimittamista. Voimme hylätä pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat selvästi perusteettomia.
11. Tietoturvallisuus
Olemme toteuttaneet hallinnollisia, organisatorisia, teknisiä ja fyysisiä suojatoimenpiteitä keräämiemme ja käsittelemiemme henkilötietojen suojaamiseksi. Turvatoimemme on suunniteltu ylläpitämään asianmukainen taso tietojen luottamuksellisuuden, eheyden ja saatavuuden varmistamiseksi.
Henkilötietoja voivat käsitellä ainoastaan ne henkilöt, joiden työtehtävien puolesta tämä on perusteltua. Henkilötietojen käyttö on suojattu asianmukaisin käyttäjäkohtaisin tunnuksin, salasanoin ja käyttöoikeuksin.
12. Valituksen tekeminen
Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos koet Boffice Oy:n henkilötietojen käsittelyn olevan tietosuojalainsäädännön vastaista.