Usein kysytyt kysymykset

Sisäänmuutto- ja avainluovutuspäivä on vuokrasopimuksen alkamispäivä. Avaimia ei ole mahdollista saada etukäteen.

Kaksi päivää ennen vuokrasuhteen alkua saat sähköpostitse ohjeet mistä ja miten avaimet noudetaan, sekä mahdolliset tarvittavat ovikoodit. Bofficen kohteesta riippuen, avaimet noudetaan joko Postitalosta (Elielinaukio 2 F, 00100 Helsinki) tai Boffice Rautatieasemalta (Kaivokatu 10, 00100 Helsinki) sijaitsevasta noutolokerikosta.

Muutot ja kuormien vastaanotot suoritetaan kiinteistön pääovien kautta kaikissa kohteissamme. Huomioithan, että auton voi joutua joissain tapauksissa pysäköimään kävelytielle kuorman purkujen ajaksi.

Osassa kohteita käytössä on myös isompi tavarahissi.

Kaikissa kohteissa tarvikekaapista löytyy 2 kpl siirtoalustoja renkailla helpottamaan painavien huonekalujen kuljetusta. Muistathan palauttaa siirtoalustat tarvikekaappiin käytön jälkeen.

Vuokralaisilla on vapaa pääsyoikeus oman toimiston tiloihin. Rakennuksen ala-aulaan ja Bofficen kerroksen toimistotiloihin pääsee sisään avaimella, kulkutunnisteella tai kulkukoodilla, joka luovutetaan vuokralaisille tyypillisesti vakuusmaksun maksamisen jälkeen.

Kulunvalvonnan takia, mikäli joudut kiilaamaan kerros- tai katuoven auki esimerkiksi muuttaessa tai tilaisuutta varten, varmistathan, että ovella on jatkuva valvonta. Huomioitavaa on, että jokainen vuokralainen on vastuussa omista vierailijoistaan, sisään päästämistään henkilöistä ja heidän kulkemisestaan toimistossa sekä rakennuksessa.

Mikäli avain tai kulkutunniste on hukkunut, ilmoitathan meille siitä välittömästi OmaToimiston Viestin kautta, jotta avain/tunniste voidaan kuollettaa.

Mikäli avain tai kulkutunniste katoaa tai varastetaan, tästä tulee viipymättä ilmoittaa Vuokranantajalle mahdollisia jatkotoimenpiteitä varten. Yleinen vastuu mahdollisten kadonneiden avainten tai kulkutunnisteiden perusteella syntyvistä vahingoista ja kustannuksista säilyy Vuokralaisella.

Vuokralainen sitoutuu korvaamaan mahdolliset kadonneet avaimet sekä sarjotuksen lukkoliikkeen veloittaman summan mukaan sekä maksamaan 90 euroa + ALV selvittelykuluja.

Mikäli avainta ei palauteta 14 vuorokauden sisällä, oletetaan avain kadonneeksi ja Boffice käynnistää prosessin lukkojen vaihtamiseksi.

Mikäli tarvitset uuden avaimen tai tunnisteen, tee tilaus Lisäpalveluiden kautta.

Boffice laskuttaa vuokrat ja mahdolliset lisäpalvelut edeltävän kuukauden 15. päivänä. Huomioithan, että riippuen vuokrasuhteen aloituspäivästä tai lisäpalvelun tilauspäivästä, laskutusjakso saattaa olla kahden kalenterikuukauden mittainen.

Laskut toimitetaan verkko- tai sähköpostilaskuna. Mikäli lasku toimitetaan sähköpostitse, lähetetään se yhteyshenkilön osoitteeseen ellei toisin ole ilmoitettu. Mahdollisista muutoksista laskutustietoihin pyydämme ilmoittamaan OmaToimiston Viestit-toiminnon kautta.

Vuokralaisten viihtyvyyden ja tilojen neutraalin ja rauhallisen ilmeen takaamiseksi Boffice rajaa huoneovien ulkopinnan käyttöä brändimateriaalien osalta.

Huoneovien ulkopuolella on Bofficen ylläpitämät ovikyltit, joihin on painettu huoneen vuokraajan nimi.

Oman logon, nimen tai brändimateriaalin käyttö ei ole sallittua huoneoven käytävän puoleisella ulkopinnalla.

Markkinointimateriaaleja ei saa kiinnittää tai jättää huoneoviin, käytäville, tasoille tai huoneen ulkopuolelle.

Hyviä paikkoja oman brändin esilletuontiin ovat omat verkkosivut ja digitaalinen markkinointi, toimistohuoneen sisäpuolen kalustus esim. bränditauluin ja/tai värein, roll-upin tai vastaavan liikkuvan elementin teettäminen tapahtumien tai kokousten yhteyteen, sekä esimerkiksi oman brändin ilmeen mukainen vaatetus.

Vuokralainen saa suorittaa muutos- tai parannustöitä omassa toimistohuoneessa Bofficen luvalla. Yleisissä tiloissa muutoksia tai asennuksia ei saa tehdä. Muutostöistä on esitettävä suunnitelmat ennakkoon hyväksyttäväksi. Ellei muuta erikseen sovita, vuokrasopimuksen päättyessä Vuokralainen huolehtii tilojen ennallistamisesta kustannuksellaan alkuperäisen mukaiseksi. Seuraavista töistä on pyydettävä lupa OmaToimiston Viestit -toiminnon kautta:

– lattiamateriaalien asennukset tai vaihdot
– huoneen maalaustyöt
– ovien ja/tai lukkojen vaihdot
– muut remonttityöt

Seuraavista töistä tai muutoksista ei tarvitse ilmoittaa Bofficelle:

– taulujen, julisteiden, hyllyjen tai valkotaulujen, akustiikkalevyjen asennukset huoneen sisäpuolella
– verhojen ja verhotankojen kiinnitykset huoneen sisäpuolella

Vuokralainen saa tuoda kalustuksen omaan vuokratilaansa

Osoite pitää ilmoittaa oikeassa muodossa, jotta posti löytää perille. Tarkista tarkka muotoilu täällä.

Postit jaetaan Bofficen kerrokseen tai omiin aulatiloihin sijoittuvaan vuokralaisen postilokeroon.

Lokerojen nimikoinnit tehdään vuokrasuhteen alkaessa, asiakkaan ilmoittaman organisaation tai yhteyshenkilön mukaan. Postia voi vastaanottaa jopa kolmen eri organisaation/henkilön nimissä omaan postilokeroon. Mikäli tarvetta on saada yli kolmen organisaation/henkilön postia, pitää tilata erillinen Virtuaaliosoite-palvelu hintaan 10€/kk + alv.
Mikäli vuokralaisella ei ole vielä omaa nimettyä lokeroa tai lokeroa ei haluta lainkaan lisättävän aulatiloihin, voi asiasta ilmoittaa Bofficen tiimille viestillä.

Postin uutteen osoitteeseen voit kääntää vuokrasuhteen alusta alkaen, muttei etukäteen. Muistathan tehdä muuttoilmoituksen sekä Postille että YTJ:lle.

Lukollista postilaatikkoa ei ole mahdollista vuokrata tai tuoda Bofficen kerrospostilaatikon yhteyteen. Mikäli tarvitset lukollisen laatikon, suosittelemme tutustumaan Postin Postilokero-palveluun

Kiinteistön läheisyydessä olevat auto- ja pyöräpysäköintipaikat ilmoitettu kohdekohtaisesti täällä.

Huom! Kiinteistöjemme yhteydessä ei tällä hetkellä ole saatavilla sähköautojen latauspisteitä.

Huomiothan, että mahdolliset pysäköintioikeudet on hankittava erikseen.

Kohteissamme ei ole tulostusmahdollisuutta tällä hetkellä tarjolla. Mikäli et halua hankkia omaa tulostinta, suosittelemme tutustumaan lähialueen tulostuspalveluihin kuten Mister Easy Business, Print & Refill tai HBC Service.

Poikkeuksena on Boffice Rautatieasema, josta löytyy tulostin pääkeittiön viereisestä co-working-tilasta. Tulostin on vapaasti kohteen vuokralaisten käytössä ja toimii vain langallisella yhteydellä tietoturvasyistä. Paperi-ja mustemäärä on mitoitettu normaalin toimistokulutuksen mukaan, ei sovellu ns. tuotannolliseen käyttöön. Mikäli muste tai paperi on lopussa, löytyy alla olevasta kaapista lisää.

Keittiötiloista löytyvät pienkierrätyksen astiat/hyllypaikat sekajätteelle, biojätteelle, kartongeille, muovipakkauksille, lasille, metallille, pulloille sekä tölkeille. Jäteastioiden ennenaikaista täyttymistä kannattaa ehkäistä litistämällä erityisesti kartonkipakkaukset tiiviiksi.

Isommat kartonkipakkaukset ja muut jätteet, jotka eivät mahdu kierrätysastioihin tulee viedä suoraan kiinteistön jätteenkeräykseen. Jätekeräyspisteen sijainti ja pääsytiedot on ilmoitettu täällä.

Toimiston yleistiloissa ja huoneissa on käytettävissä langaton perusverkkoyhteys Bofficen vuokralaisille ja heidän vierailijoilleen.

Verkon nimi: Boffice Wifi
Salasana: Bonet99?

Niissä Bofficen kohteissa, joissa on useampi kerros, verkon nimen perässä on Floor [kerros] erottelemassa kerrosten omat verkot. Salasana on sama Bonet99?

Langattomissa verkoissa voi esiintyä päiväkohtaista nopeuden vaihtelua. Verkkoyhteys on mitoitettu vain peruskäyttöön. Kiinteää verkkoyhteyttä Boffice ei tarjoa. Laajempaa käyttötarvetta varten suosittelemme oman verkkoyhteyden tilaamista.

Tietoturvasyistä Bofficen jaetussa langattomassa verkossa on käytössä Client Device Isolation -toiminto, mikä tarkoittaa, että esimerkiksi oman langattoman tulostimen tai kaiuttimien liittäminen Bofficen verkkoon ei valitettavasti ole mahdollista. Hankkimalla oman verkon voit toki ottaa em. laitteita käyttöön.

Oman internet-yhteyden tilaus

Mikäli päädyt tilaamaan oman yhteyden, varmista operaattoriltasi yhteyden toimivuus toimiston osoitteessa ja kiinteistössä. Kun operaattori ilmoittaa asennusajankohdan lähetä Bofficelle seuraavat tiedot:
– operaattorin nimi
– asentajan nimi & puhelinnumero
– asennuspäivä ja -kellonaika
–tiedon mihin datarasiaan (numero/tunnus) haluat, että yhteys liitetään sisäverkon kautta. Datarasiat sijaitsevat yleensä joko huoneen lattiarajassa tai kaapelikotelossa pistorasioiden lähellä.

Lähetä tiedot OmaToimiston Viestit-toiminnon kautta. Mikäli sama verkkoyhteys halutaan jakaa useamman eri huoneen välillä, pyydämme myös ilmoittamaan miten eri huoneiden väliset datarasiat toivotaan kytkettäväksi. Oletuksena kaikissa Bofficen toimistohuoneissa on vähintään yksi datarasia kahdella RJ-45-liitännällä.

Bofficen työntekijä varaa huollon paikalle avaamaan kiinteistön teknisen tilan operaattorin asentajalle ja kytkee kerroksen ristikytkentäkaapissa tai -huoneessa yhteyden toimistohuoneeseen tai -huoneisiin.

Operaattorin toimittama päätelaite sijoitetaan oletuksena ristikytkentäkaappiin tai sen läheisyyteen. Mahdollinen palomuurilaite, kytkimet, tukiasemat ja muut verkkolaitteet suositellaan sijoitettavaksi toimistohuoneeseen mikäli mahdollista. Vuokralaisilla ei ole pääsyä ristikytkentäkaappiin tai -huoneeseen.

Boffice ei tällä hetkellä erikseen veloita oman yhteyden kytkemisestä toimistohuoneeseen

Vuokralaisilla on käytössä yhteiset keittiö- ja ruokailutilat. Viihtyvyyden takaamiseksi vuokralaisilta toivotaan erityistä huolellisuutta keittiötilojen siisteyden suhteen. Huolellisuuteen kuuluu omien murusten ja jälkien pyyhkiminen tarvittaessa liinalla ruokailun jälkeen.

Yhteiskäyttöön tarkoitetut astiat ovat vapaassa käytössä. Omia astioita ei säilytetä keittiössä. Astiapesukoneen täyttö ja tyhjennys on keittiön käyttäjien vastuulla, ethän siis jätä likaisia astioita tiskipöydälle tai -altaaseen. Astianpesukone kannattaa käynnistää silloin kun se on täynnä ja perjantaisin työpäivän päätteeksi.

Keittiökaapeissa ja jääkaapissa on mahdollisuus säilyttää myös omia elintarvikkeita tai henkilökohtaisia eväitä. Sekaannusten välttämiseksi elintarvikkeet tulee merkitä omalla/yrityksen nimellä. Keittiöstä löytyy erilliset hyllyt / laatikostot yhteisille elintarvikkeille. Lähtökohtaisesti kaikki muut elintarvikkeet ovat vuokralaisten omia ja ne tulee olla merkittyjä. Vanhentuneita elintarvikkeita ei tule jättää keittiötiloihin, vaan ne on hävitettävä viipymättä.

Niissä Bofficen kohteissa, joissa on myös co-working-työpisteitä, on kaikkien vuokralaisten käytössä kahvia ja teetä, jota saa itse lämmittää. Varastoja täydennetään kuukausittain, ennakoidun kysynnän mukaan.

Omia kahvikoneita tai muita pienkodinkoneita ei tule säilyttää yhteisissä tiloissa.

Boffice toimistohuoneet vuokrataan kalustamattomana. Kuukausimaksua vastaan voit vuokrata toimistokalusteet edullisesti. Tilauksen voit tehdä vuokrasopimuksen jälkeen. Huomioithan, että toimitusaika kalusteille on noin 2 viikkoa.

Yleisissä tiloissa, neuvotteluhuoneissa tai mallihuoneissa olevia huonekaluja ei saa ilman lupaa siirtää tai lainata.

Omia huonekaluja tai muita tarvikkeita ei saa säilyttää muualla kun omassa toimistohuoneessa.

Toimistoissa on kohteen koosta riippuen 1-4 vuokralaisille maksutonta yhteistä neuvotteluhuonetta. Kaikissa neuvotteluhuoneissa on käytössä verkkoajanvaraus. Yksittäisen varauksen kesto on 60 min, mutta mikäli tarvitset tilan käyttöösi pidemmäksi aikaa voit tehdä korkeintaan 4 peräkkäistä varausta samalle päivälle. Vuokrasopimukseesi kuulu 30 tunnin varausta per kuukausi. Mikäli kuukausikiintiö ylittyy tai tarvitset neuvotteluhuonetta yksittäistä pidempää tilaisuutta varten, olethan ensin yhteydessä Bofficen tiimiin lähettämällä viestin.

Tilavaraus raukeaa, jos varaaja ei saavu 15 minuutin kuluessa varauksen alkamisajasta ja huone on vapaasti muiden käytettävissä. Keskeytysten välttämiseksi, varaustilanne kannattaa tarkistaa aina huoneeseen saavuttaessa. Huoneesta tulee poistua toisen tahon ennakkovarauksen alkaessa.

Muistathan perua varauksen, jos et tarvitsekaan tilaa.

Kun poistut neuvotteluhuoneista, ole ystävällinen ja siivoa neuvotteluhuone aseta tuolit paikalleen, pyyhi mahdollinen valkotaulu ja jätä ovi auki, jotta muut tilojen käyttäjät tietävät huoneen olevan vapaa.

Mikäli kohteessa on erillinen puhelinhuone, muistathan käytön jälkeen siirtää oven vieressä olevan kyltin vapaa-asentoon.

Neuvotteluhuoneen tyypilliseen varustukseen kuuluu 4-10 tuolia, neuvottelupöytä, naulakko, valkotaulu sekä tilan kokoon soveltuva TV HDMI-adaptereilla. Videokameroita tai muita kokousjärjestelmiä neuvotteluhuoneissa ei ole standardina.

Bofficen siivouskumppani vastaa yleisten tilojen säännöllisestä siivouksesta ja jäteastioiden tyhjennyksestä. Vuokralaisten tulee kuitenkin noudattaa yleistä huolellisuutta ja siivota omat jälkensä kaikissa yhteisissä tiloissa. Siivoja ei käy kohteissa joka päivä. Myös astiapesukoneen täyttö ja tyhjennys on keittiön käyttäjien vastuulla, ethän siis jätä likaisia astioita tiskipöydälle tai -altaaseen. Astianpesukone kannattaa käynnistää silloin kun se on täynnä ja perjantaisin työpäivän päätteeksi.

Huonekohtainen siivous kuuluu vuokralaisille. Boffice tarjoaa mahdollisuuden hyödyntää toimiston yhteisiä siivousvälineitä, jotka löytyvät toimistokerroksen tarvikekaapista.

Huonekohtainen siivous on mahdollista ostaa lisäpalveluna. Tilaa Lisäpalveluiden kautta. Siivouksen tarkempi kuvaus ja sisältö on ilmoitettu tilauslomakkeen yhteydessä.

Bofficen toimistokohteiden väliset tai saman kohteen sisäiset muutot ovat mahdollsia. Uudesta toimistohuoneesta tehdään aina uusi sopimus ja aiempi sopimus päätetään.

Samalla vuokravakuuden määrä päivitetään vastaamaan uutta huonetta. Tarvittavat lisävakuuden siirrot tulee suorittaa ennen uuden vuokrasuhteen alkua. Mahdolliset vakuuden palautukset tehdään viimeistään 2 viikkoa uuden vuokrasuhteen alkamisen jälkeen.

Tiedustelethan sisäisten muuttojen mahdollisista aikatauluista erikseen ottamalla yhteyttä myynti@boffice.fi

Ajankohtainen vapaiden huoneiden tilanne on nähtävissä kohde kohtaisesti Boffice.fi-sivustolla.

Toivotamme lemmikit lämpimästi tervetulleiksi toimistoillemme, mikäli he eivät aiheuta ongelmia muille toimiston käyttäjille.

Pyydämme huomioimaan, että lemmikin tulee käyttäytyä rauhallisesti aiheuttamatta häiriötä tai ongelmia muille. Lisäksi on hyvä huomioida, että osa voi olla allergisia eläimille. Lemmikin paikka on omassa toimistohuoneessa, eikä niiden kanssa valitettavasti saa liikkua yleisissä tiloissa. Mikäli joku toimistolla työskentelevä ilmoittaa lemmikin haittaavan toimistolla työskentelyä, ei lemmikkiä jatkossa voi tuoda toimistolle.

Jos olet vahvasti allerginen tai jos lemmikin läsnäolo toimistolla aiheuttaa häiriötä, pyydämme ilmoittamaan asiasta lemmikin haltijalle.

Ongelmatilanteissa voit aina ottaa yhteyttä Bofficen tiimiin lähettämällä viestin. Akuutteissa tilanteissa saat apua soittamalla asiakaspalveluun 029 002 2220. Mikäli emme heti vastaa puheluun, soitamme takaisin mahdollisimman pian.

Järjestyshäiriöissä tai uhkaa aiheuttavissa tilanteissa soitathan matalalla kynnyksellä hätänumeroon 112.

Toimistoidemme yleisissä tiloissa ja toimistohuoneissa on perustason äänieristys. Otathan siis ystävällisesti huomioon, että toimistoihin saattaa toisinaan kantautua tarkoituksetta ääniä myös yleisistä tiloista.

Kunnioittaaksemme ja huomioidaksemme kuitenkin kaikkien vuokralaistemme mahdollisuutta työrauhaan parhaalla tavalla, tulisi myynti- ja neuvottelupalaverit, sekä muut yleisestä äänenvoimakkuudesta poikkeavat toistuvat tapahtumat toteuttaa lähtökohtaisesti joko neuvottelutiloissa tai vaihtoehtoisesti omassa toimistossa.

Yleisissä tiloissa tavanomaiset elämisen äänet, kuten keskustelu- ja liikkuminen, sekä yksittäiset lyhyet kokoontumiset ovat tottakai sallittuja. Sillä ovathan yleiset tilat myös oiva paikka verkostoitumiselle!

Lämpöviihtyvyys riippuu huoneen lämpötilasta, ilman liikkeistä, vaatetuksesta ja fyysisen työn tasosta. Työterveyslaitoksen käyttämien suositusten mukaan toimiston tavoitelämpötila on kevyessä istumatyössä 21–25 °C. Kuumalla säällä hyödytämällä sälekahtimia tai verhoja ja talvella varmistamalla pattereiden toimivuuden ja ikkunoiden tiiveyden voit varmistaa mahdollisimman mukavan sisälämpötilan vuoden ympäri.

Mikäli toimistosi lämpötila poikkeaa suosituksista lämpömittarin mukaan yli viikon ajan, voit laittaa Bofficelle viestiä aiheesta ja katsomme mitä asialle voidaan tehdä.

Yleinen hätänumero on 112 hätätilanteen sattuessa. Kiinteistön kattava pelastussuunnitelma löytyy toimistokerroksen keittiöstä. Suunnitelmassa on listattu kaikki kiinteistön yhteyshenkilöt ongelmatilanteiden sattuessa (esimerkiksi sähkökatkos, putkivuoto ja muut yllättävät tilanteet).

Sammutuspeite ja ensiapupakkaus löytyy keittiöstä. Lähimmän yleisen defibliraattorin (sydäniskurin) sijainnin voit tarkistaa osoitteessa defi.fi

Oletuksena kaikissa Bofficen vuokrasopimuksissa on kahden kuukauden irtisanomisaika. Mikäli haluat päättää vuokrasopimuksesi, ilmoita siitä meille lähettämällä OmaToimiston kautta viesti kategorialla vuokralaisuus. Kun olemme vastaanottaneet irtisanomisilmoituksen, olemme yhteydessä tilojen luovutuksesta, vuokravakuuden palauttamisesta sekä avainten ja huoneen luovutuksesta.